Blog

Uwierzytelnienie, apostille, legalizacja

Wiele pytań dotyczących tych trzech terminów – uwierzytelnienie, apostille, legalizacja – skłoniło mnie w końcu do napisania tego tekstu. Mam nadzieję, że uda mi się wyjaśnić te często są ze sobą mylone pojęcia.

W tym artykule:
1. Uwierzytelnienie, apostille, legalizacja
2. Uwierzytelnienie / poświadczenie przez tłumaczy, notariuszy, urzędy
3. Apostille / legalizacja – specjalna forma poświadczenia
4. Jak przebiega proces uzyskania klauzuli apostille?
5. Gdzie uzyskać apostille?
6. Praktyczne korzyści płynące z klauzuli apostille
7. Uwierzytelnianie, apostille i legalizacja – w skrócie

Uwierzytelnianie / poświadczenie przez tłumaczy, notariuszy, urzędy

Sformułowanie uwierzytelnienie czy poświadczenie dokumentu najczęściej odnosi się do poświadczenia zgodności kopii z oryginałem. Uwierzytelnia się wiele dokumentów, które nie mogą być pozostawione w urzędzie w oryginale. Np. dowód osobisty, paszport, prawo jazdy. Uwierzytelnia się też dokumenty, które występują często w formie elektronicznej np. odpis KRS, wypis z CEiDG, wypisy z Ksiąg Wieczystych. Takiej czynności dokonuje notariusz lub właściwy urząd.

Prawdą jest, że wiele polskich dokumentów należy przetłumaczyć na język niemiecki przed złożeniem ich w niemieckich organach. A zatem są to dokumenty odpowiednio przygotowane przez tłumacza przysięgłego. Za pomocą urzędowego poświadczenia/uwierzytelnienia tłumacz poświadcza pieczęcią i podpisem, że tłumaczenie sporządzone w języku niemieckim jest zgodne z dokumentem złożonym w języku polskim. Poświadczenie gwarantuje, że dokument został przetłumaczony w sposób kompletny i prawidłowy. Wtedy takie tłumaczenie przysięgłe stanowi prawnie wiążący dokument.

Może się zdarzyć, że zarówno tłumaczenie, jak i poświadczenie dokumentu przez tłumacza zamieszkałego w Polsce nie zostanie przyjęte w urzędzie w Niemczech. Nierzadko dochodzi do sytuacji, że dokumenty przetłumaczone w Polsce, np. świadectwa szkolne, dyplomy, dokumenty tożsamości, akty urodzenia, akty małżeństwa, trzeba ostatecznie ponownie przetłumaczone w Niemczech. Aby uniknąć podwójnych kosztów, zaleca się zatem, aby od razu przetłumaczyć polskie dokumenty przez tłumacza, który został publicznie wyznaczony i zaprzysiężony lub potwierdzony w Niemczech. Tłumaczenia te są akceptowane przez wszystkie niemieckie urzędy i nie wymagają dodatkowego poświadczenia czy apostille.

W tym miejscu należy zauważyć, że poświadczenie tłumacza nie dostarcza żadnych informacji na temat autentyczności dokumentu źródłowego.

Poświadczenie tłumacza jest czymś zupełnie innym niż poświadczenie przez organy lub notariuszy. Czynności te są ze sobą często mylone. Różnica polega na tym, że tłumacz przysięgły nie poświadcza przetłumaczonego dokumentu, ale poświadcza pieczęcią i podpisem wyłącznie wykonane przez siebie tłumaczenie. W ten sposób zapewnia, że treść tłumaczenia odpowiada treści oryginału. Zgodność kopii z oryginałem lub prawdziwość podpisu poświadcza notariusz bądź właściwy organ. Notariusz nie może zatem poświadczyć tłumaczenia. A tłumacz przysięgły nie może poświadczyć np. prawdziwości podpisu.

Apostille / legalizacja – specjalna forma poświadczenia

Dokumenty występują w formie oryginałów (np. akt małżeński, świadectwo maturalne, dyplom ukończenia studiów wyższych). Natomiast odpis z tego dokumentu według prawa nie jest ważnym dokumentem, dopóki nie znajdzie się na nim pieczęć i podpis odpowiedniej osoby, czyli dopóki dokument nie zostanie uwierzytelniony. Takiej czynności może dokonać np. notariusz lub pracownik sądu. Dokument ten ma wówczas status ważnego, ale jako taki nie może być jeszcze użyty za granicą. I tutaj w grę wchodzi klauzula apostille.

Apostille to specjalna forma poświadczenia, że dany dokument pochodzi z właściwego urzędu i jest autentyczny np. akt urodzenia, akt małżeństwa, dyplomy i dokumenty poświadczone notarialnie.

Pierwotnie wprowadzona na mocy Konwencji Haskiej z 1961 roku, apostille służy jako uproszczona forma legalizacji. W przeciwieństwie do tradycyjnej legalizacji, która często wiąże się z długotrwałym procesem z wieloma organami, apostille pozwala na szybkie i proste uznanie za granicą. Obowiązuje ona w ponad 120 krajach będących członkami tej konwencji, w tym większość krajów europejskich, USA i wiele innych krajów na całym świecie.

Jeśli strona, w której chcemy przedstawić polski dokument nie jest stroną konwencji haskiej, to konieczna będzie jego legalizacja. Będzie ona potrzebna m.in. w takich krajach jak Zjednoczone Emiraty Arabskie, Tajlandia, Maroko, Kuba, Egipt, Brazylia czy Chiny. Podobnie jak apostille ma ona za zadanie potwierdzić autentyczność dokumentu. Wymaga jednak dodatkowego poświadczenia. To znaczy, że po uzyskaniu legalizacji w Ministerstwie Spraw Zagranicznych musimy jeszcze udać się do placówki dyplomatycznej kraju, w którym chcemy używać dokumentu i zdobyć dodatkowe poświadczenie. Legalizacja jest więc procedurą dłuższą i bardziej złożoną.

Jak przebiega proces uzyskania klauzuli apostille?

Ubieganie się o klauzulę apostille może się różnić w zależności od kraju i rodzaju dokumentu. Jednakże, proces ten zazwyczaj przebiega w podobny sposób. W większości krajów za wydawanie apostille odpowiedzialne jest Ministerstwo Sprawiedliwości lub podobny organ. W niektórych przypadkach może to być również Ministerstwo Spraw Zagranicznych.

W Polsce apostille można uzyskać w Dziale Legalizacji Ministerstwa Spraw Zagranicznych drogą korespondencyjną, osobiście lub z pomocą pośrednika. Ubiegając się o apostille należy złożyć wniosek o wydanie apostille, przygotować odpowiednie dokumenty i uiścić opłatę skarbową. Warto tutaj pamiętać o tym, że aby dokumenty były honorowane w zagranicznych urzędach, to muszą też zostać przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego. Niezwykle istotna jest tutaj odpowiednia kolejność podejmowanych czynności. Najpierw należy uzyskać apostille, a dopiero potem przetłumaczyć dokument. Apostille jest wydawane w formie pieczęci na dokumencie lub jako osobny dokument. Apostille zawsze występuje w dwóch językach, polskim i angielskim. Znajdują się na nim takie informacje, jak nazwa kraju wydającego, pieczęć urzędnika, rodzaj poświadczanego dokumentu i pieczęci, miejsce poświadczenia oraz data i numer apostille, a także pieczęć i podpis urzędnika MSZ.

Gdzie uzyskać apostille?

W Niemczech wniosek o apostille można złożyć we właściwych organach. Oto przykładowe urzędy wydawania klauzuli apostille:

1. W przypadku dokumentów sądowych, np. wyroków, orzeczeń rozwodowych lub adopcji apostille jest wydawana w Niemczech przez odpowiedni sąd rejonowy.
2. Dla dokumentów poświadczonych notarialnie właściwa jest odpowiednia państwowa administracja sądowa, która w większości przypadków znajduje się w Wyższym Sądzie Krajowym.
3. W przypadku dokumentów z urzędu stanu cywilnego, np. aktów urodzenia lub małżeństwa właściwy jest z reguły urząd stanu cywilnego, który wydał oryginalny dokument.
4. Dla dyplomów szkolnych lub uniwersyteckich można w Niemczech ubiegać się o apostille w Ministerstwie Edukacji i Kultury danego kraju związkowego.
5. W przypadku innych dokumentów publicznych, takich jak leżą do nich na przykład akty stanu cywilnego, zaświadczenia o zameldowaniu, rejestracje działalności gospodarczej i inne, odpowiedzialny jest odpowiedni organ wydający.

Należy podkreślić, że jurysdykcja może się różnić w zależności od rodzaju dokumentu i kraju związkowego. Dlatego zaleca się sprawdzenie właściwego organu przed złożeniem wniosku i zapytanie w razie potrzeby.

Opłaty za wydanie apostille mogą się również różnić w zależności od rodzaju dokumentu i odpowiedniego organu. Wskazane jest, aby dowiedzieć się z wyprzedzeniem o związanych z tym kosztach.

Należy pamiętać, że wskazane jest skontaktowanie się z odpowiednim organem przed złożeniem wniosku, aby upewnić się, że wszystkie wymagane dokumenty i opłaty są prawidłowe. Pozwoli to uniknąć opóźnień w procesie.

Praktyczne korzyści płynące z klauzuli apostille

Apostille oferuje liczne korzyści. Oto kilka z nich:

• Oszczędność czasu:
  Proces apostille jest zazwyczaj szybszy niż tradycyjna legalizacja. W rezultacie można szybciej załatwić swoje sprawy.
• Oszczędność kosztów:
  W porównaniu do tradycyjnej legalizacji, klauzula apostille jest zazwyczaj tańsza.
• Uproszczony proces:
  Apostille znacznie zmniejsza biurokrację, ponieważ często wymaga tylko jednego organu.
• Międzynarodowe uznanie:
  Apostille jest uznawane w ponad 120 krajach, co znacznie ułatwia korzystanie z dokumentów na arenie międzynarodowej.

Uwierzytelnienie, apostille i legalizacja – w skórcie

W tekście wyjaśniono najważniejsze aspekty związane z poświadczeniem, klauzulą apostille i legalizacją. Najbardziej istotne różnice przedstawia poniższe podsumowanie.

Tłumacz przysięgły bądź publicznie ustanowiony potwierdza swoją pieczęcią i podpisem prawidłowość i dokładność tłumaczenia.

Apostille to uproszczona forma legalizacji, która ułatwia międzynarodowe uznawanie dokumentów. Jest to poświadczenie, że dany dokument pochodzi z właściwego urzędu — jest autentyczny. Dzięki temu można posługiwać się nim za granicą. Apostille nadaje się, jeśli dokument ma być użyty za granicą w kraju, który jest stroną konwencji haskiej z 1961 r. o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych.

Legalizacja jest tradycyjnym procesem stosowanym w krajach nieposiadających konwencji klauzuli apostille.