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Notarielle Urkunde – sicherer Weg bei Rechtsgeschäften

Eine notarielle Urkunde ermöglicht die Realisierung von bestimmten Vorhaben, wie etwa Erbvertrag oder Immobilienkauf. Das heißt, dass diese Vorhaben nur dann wirksam werden, wenn ein Notar sie beurkundet.

Dieses Formerfordernis betrifft in der Regel Rechtsgeschäfte mit weitreichenden persönlichen, juristischen und/oder finanziellen Folgen. In diesen Fällen erachtet der Gesetzgeber die Mitwirkung eines Notars zum Schutz der Beteiligten für unbedingt geboten.

Das Hinzuziehen eines Notars soll sicherstellen, dass der schriftlich festgehaltene Inhalt rechtlich korrekt ist und alle Beteiligten umfassend über die Auswirkungen und die Tragweite ihres Handelns beraten und belehrt werden. Denn Abmachungen sind gut und schön. Doch was beim Notar beurkundet wurde, kann so schnell niemand streitig machen.

In diesem Artikel:
1. Notarielle Urkunde – sicherer Weg bei Rechtsgeschäften
2. Notarielle Beurkundung in Deutschland – verpflichtend oder ratsam?
3. Formbedürftige Rechtsgeschäfte
4. Ablauf einer notariellen Beurkundung
5. Notarvertrag am Beispiel eines Immobilienkaufvertrags
6. Dolmetschen beim Notar
7. Notarielle Beurkundung vs. Notarielle Beglaubigung
8. Notarielle Urkunde – Kosten
9. Fazit – lohnt der Aufwand?

Vorteile der notariellen Beurkundung
– Rechtssicherheit
– Beweissicherheit
– Vollstreckungstitel

Notarielle Beurkundung in Deutschland – verpflichtend oder ratsam?

– In bestimmten Fällen gesetzlich vorgeschrieben (Grundstücksgeschäften, Schenkungsversprechen, Eheverträgen oder Erbverträgen)
– Dringend angeraten, wenn mehrere Parteien an einem Rechtsgeschäft beteiligt sind und der Vertrag für diese Personen bedeutende persönliche oder wirtschaftliche Folgen haben kann.
Der Gesetzgeber möchte den Rechtverkehr in der Bundesrepublik Deutschland nicht unnötig erschweren. Das bedeutet, dass viele Rechtsgeschäfte formfrei sind.

Es gibt jedoch Bereiche, die für die handelnden Personen weitreichende persönliche, juristische oder wirtschaftliche Folgen nach sich ziehen können. Diese Vorhaben unterliegen einem gesetzlichen Formerfordernis, um ihre Gültigkeit zu bewahren. Danach muss der Notar für bestimmte Verträge oder Urkunden eine Niederschrift verfassen. Diese Urkunde muss den Beteiligten vorgelesen, von ihnen genehmigt und in Anwesenheit des Notars eigenhändig unterzeichnet werden.

Notariell erstellte Urschriften, Ausfertigungen oder beglaubigte Abschriften, die aus mehreren Blättern bestehen, sollen mit Schnur und Prägesiegel verbunden werden. Sie sind so herzustellen, dass sie gut lesbar, dauerhaft und fälschungssicher sind. Die Heftung und Siegelung soll unter Erhaltung der Lesbarkeit sowohl gewährleisten, dass die Urkunde vollständig bleibt, als auch verhindern, dass andere Schriftstücke nachträglich eingefügt werden. Wird die Formerfordernis nicht eingehalten, kann dies unter Umständen den Beweiswert der Urkunde mindern.

Die notarielle Beurkundung ist somit die strengste gesetzliche Formvorschrift.

Formbedürftige Rechtsgeschäfte

• Immobilie – Grundstückskauf, Schenkung, Nießbrauch, Bestellung von Hypotheken und Grundschulden
• Familie und Partnerschaft – Ehevertrag, Scheidungs- und Partnervertrag, Adoption, Vorsorgevollmachten, Betreuungs- und Patientenverfügung
• Erben und Schenken – Verfügung über einen Erbteil, das öffentliche Testament, Erbvertrag, Erbverzichtsvertrag, Erbschaftskauf, Nachlassverteilung, vorweggenommene Erbfolge, Schenkungsvertrag,
• Streitvermeidung/Mediation – Scheidungsvereinbarung, Nachlassauseinandersetzung, vollstreckbare Urkunden, Schlichtungs- und Schiedstätigkeit
• Unternehmen – Gründung oder Umgestaltung einer Gesellschaft, Anteilsübertragungen, Handelsregisteranmeldung

Ablauf einer notariellen Beurkundung

Unabhängig davon, was beurkundet werden soll, hält der Notar während der Beurkundung immer die folgenden Schritte ein:

• Identität und Geschäftsfähigkeit der Parteien prüfen
• Die Beteiligten über ihre Rechte und Pflichten aufklären
• Aufnahme der Erklärung in die Urkunde
• Vorlesen der Urkunde
• Genehmigung der Urkundeninhalte durch die Parteien
• Unterschrift der Urkunde durch die Parteien und den Notar

Das Vorlesen des Textes ist ein wichtiger Bestandteil der Beurkundungsverhandlung. Alles, was in die Urkunde aufgenommen wurde, wird so nochmals überprüft. Die mündlichen Erläuterungen des Notars dienen darüber hinaus der „Übersetzung“. Wer selten oder gar etwas mit notariellen Beurkundungen zu tun hat, wird einen juristischen Text das erste Mal schwer verstehen können. Um sich mit den rechtlichen Inhalten vertraut zu machen, wird vorab ein Entwurf an die Interessenten verschickt. Anmerkungen und Änderungswünsche können während der Beurkundung vorgebracht werden.

Durch die Vertragsunterzeichnung der Parteien und des Notars wird bestätigt, dass der Vertragsinhalt im Sinne der Parteien formuliert wurde und deren Willen entspricht.

Die Parteien erhalten jeweils eine beglaubigte Kopie der Beurkundung, während der Notar das Original behält.

Für den Notar beginnt jetzt die Tätigkeit, die der Kunde oft nur in Ansätzen sieht. Denn der ordnungsgemäße Vollzug des Vertrags erfordert mehr. Im Gesellschaftsrecht sind es die nötigen Eintragungen im Handelsregister, bei einem Immobilienkauf – umfangreiche Korrespondenz mit dem Grundbuchamt und Behörden.

Notarverträge sind vielfach standardisiert. Sie bestehen regelmäßig aus Textbausteinen, die im Hinblick auf die individuelle Situation der Beteiligten modifiziert werden können.

Vorteile der notariellen Beurkundung
– Gültigkeitsfunktion: Ohne notarielle Beurkundung ist das Rechtsgeschäft nichtig.
– Warnfunktion: Der Erklärende soll wegen der Risiken des Geschäfts vor übereilten Bindungen geschützt werden
– Beweisfunktion: Die Form soll beweiskräftig klarstellen, ob und mit welchem Inhalt das Geschäft zustande gekommen ist
– Beratungsfunktion: Die notarielle Beurkundung soll darüber hinaus eine sachkundige Beratung und Belehrung der Beteiligten sicherstellen und eine
– Kontrollfunktion: Ausnahmsweise kann durch notarielle Beurkundung eine behördliche Überwachung gewährleistet werden. Bestimmte beurkundungspflichtige Rechtsgeschäfte lösen Steuerpflichten der Beteiligten aus (Schenkungsversprechen: Schenkung- oder Erbschaftsteuer, Grundstückskaufvertrag: Grunderwerbsteuer). Der Grundstückskaufvertrag muss vom Notar nach § 18 GrEStG unverzüglich nach Beurkundung dem Grunderwerbsteuerfinanzamt mit allen enthaltenen Bedingungen übersandt werden.
– Nicht bei jedem Rechtsgeschäft ist eine vollständige Kombination dieser Funktionen erforderlich.

Notarvertrag am Beispiel eines Immobilienkaufvertrags

Die notarielle Beurkundung von Grundstückskaufverträgen ist insbesondere in der Immobilienbranche gesetzlich vorgeschrieben. Erst ein notarieller Kaufvertrag macht den tatsächlichen Eigentumsübergang möglich, der anschließend in das Grundbuch eingetragen wird.

Im Immobilienbereich spricht man häufig vom Notarvertrag. Der Begriff bedeutet keinesfalls, dass ein Vertrag mit dem Notar zustande kommt. Er bezeichnet vielmehr die Notwendigkeit, dass ein Immobilienvertrag notariell beurkundet werden muss.

Vor allem ist der Notarvertrag, der einen Immobilienkaufvertrag notariell beurkundet, Voraussetzung, dass die Änderung der Rechtsverhältnisse im Grundbuch beantragt werden kann. Nur der Notar kann die Anträge beim Grundbuchamt stellen (z.B. Beantragung der Auflassung, Eintragung einer Grundschuld).

Ist der Verkäufer oder Käufer der Immobilie ein Verbraucher, der nicht gewerblich Immobilien verkauft oder kauft, soll der Notar den Vertragsentwurf zwei Wochen vor der Beurkundung zur Verfügung stellen. Diese Vorgabe des § 17 Abs. IIa Nr. 2 BeurkG ist verzichtbar. Dann allerdings sollen die Gründe für den Verzicht in der Vertragsurkunde ausdrücklich benannt werden.
Ein guter Vertrag hört nicht bei seiner Beurkundung auf. Deshalb kümmert sich der Notar auch darum, dass alles Nötige veranlasst wird, um die getroffenen Vereinbarungen in die Tat umzusetzen. Der Gang durch sämtliche Behörden wird den Vertragsparteien in der Regel erspart.

Außerdem überwacht der Notar Zahlungen und kontrolliert, wann der Kaufpreis fällig ist. Man kann ihn beim Bedarf als Treuhänder einschalten, etwa für die Kaufsumme. Zum Schluss überprüft er noch, ob auch alles richtig vollzogen wurde. Oft sogar, ohne dass der Kunde davon überhaupt etwas merkt.

Aber auch, wenn der Notar die rechtliche Prüfung vornimmt: der Notar ist nicht die Vertragsseite. Die Rahmenbedingungen und etwa die Preisverhandlung bei einem Immobilienkauf bleiben in der Verantwortung der handelnden Personen.

Gibt es dennoch einen Konflikt, hilft die notarielle Urkunde, das Recht unkompliziert durchzusetzen. Sie dient normalerweise als Vollstreckungstitel, sodass man sich die langwierigen Verfahren vor Gericht zunächst spart.

Dolmetschen beim Notar

Bei einer notariellen Beurkundung muss vom Notar die gesamte Urkunde den Beteiligten vorgelesen, von diesen genehmigt und anschließend von allen Beteiligten und vom Notar unterschrieben werden.

Spricht oder versteht ein ausländischer Mitbürger nicht genügend deutsch, dann muss der Beurkundung ein Dolmetscher hinzugezogen werden. In der Regel liest der Notar das Dokument laut und deutlich vor. Dabei legt er regelmäßig Pausen ein, damit der Dolmetscher seine Übersetzung vorlesen kann, die er vorab angefertigt hat.

Ein erfolgreicher Dolmetsch-Einsatz beim Notar setzt eine gründliche schriftliche Vorbereitung, Kenntnisse der typischen Abläufe vor Ort und gutes Reaktionsvermögen, das mit sicheren Grundkenntnissen der Materie einhergeht, voraus.

Der Ehegatte oder ein Kind des ausländischen Mitbürgers können nicht Dolmetscher sein. Dolmetscher darf mit den Beteiligten nicht verwandt sein. Der Dolmetscher muss jedoch eine „neutrale“ Person sein. Dolmetscher kann aber jede andere Person sein, die die Heimatsprache des ausländischen Mitbürgers und deutsch ausreichend gut spricht, z.B. Freunde oder Nachbarn. Es ist zwar prinzipiell erlaubt, dass ein nicht vereidigter Dolmetscher beim Notar dolmetscht – auf die Vereidigung können nämlich beide Seiten verzichten. Beim Notar ist das aber aus mehreren Gründen nicht empfehlenswert.
Schon für Muttersprachler ist es nicht immer einfach, alles auf Anhieb zu verstehen. Wer dann noch dolmetschen muss, ohne das Rechtssystem beider Länder ausreichend zu kennen, macht möglicherweise weitreichende Fehler. Durch den Einsatz geschulter Dolmetscher kann das vermieden werden.

Notarielle Urkunde vs. Notarielle Beglaubigung

In manchen Fällen reicht eine so genannte Beglaubigung. Es handelt sich hier lediglich um eine Bescheinigung eines Notars, dass die Unterschrift unter einem Dokument oder die Kopie eines Dokuments echt ist. Die Beglaubigung dokumentiert also, dass das Original und die Abschrift übereinstimmen oder dass Sie es waren, der unterschrieben hat.

Eine notarielle Beurkundung dagegen beweist noch mehr. Weil sie voraussetzt, dass der Notar die Vertragsparteien ausführlich beraten und über die Tragweite ihrer Entscheidung informiert hat. Damit kann das Gericht davon ausgehen, dass jeder wusste, was er tat.

Eine notarielle Beurkundung stellt demzufolge nicht nur die Identität der Beteiligten fest, sondern auch deren „Vertragswillen”. Mit der notariellen Beurkundung wird sichergestellt, dass die Interessen aller Beteiligten im Vertrag berücksichtigt wurden. Sie ist notwendig, um nachzuweisen, dass eine bestimmte Willenserklärung tatsächlich wirksam ist.

Zu unterscheiden ist zwischen einer amtlichen und einer öffentlichen Beglaubigung. Amtliche Beglaubigungen sind bei bestimmten Landesbehörden möglich. Öffentliche Beglaubigungen führt man bei einem Notar durch.

Welche Art der Beglaubigung erforderlich ist, hängt vom zu beglaubigenden Gegenstand ab. Zeugnisse kann man bei Bürgerämtern, Rathäusern und Kirchen beglaubigen lassen. Dies ist meist viel günstiger als beim Notar, der diese Aufgabe auch übernehmen kann. Auch Schulen und Universitäten sind zur Beglaubigung von Unterschriften bei selbst ausgestellten Zeugnissen befugt.

Für Eintragungen ins Handelsregister oder ins Grundbuch sind dagegen notarielle Beglaubigungen beziehungsweise Beurkundungen notwendig. Dazu sollte man das Original und eine einfache Kopie sowie den Personalausweis mitbringen.

Notarielle Urkunde – Kosten

Je nach Umfang und Aufwand für den Notar fallen für die notarielle Urkunde Kosten in variabler Höhe an. Das sogenannte Gerichts- und Notarkostengesetz setzt für jede Art von Geschäft einen bestimmten Kostensatz an, der eingehalten werden muss. Die Beurkundungsgebühr setzt sich aus der vorhergehenden Beratung der Parteien durch den Notar, dem Beurkundungsentwurf und der eigentlichen notariellen Beurkundung, die am Ende stattfindet, zusammen.

Normalerweise einigen sich die Beteiligten gleich bei der Beurkundung eines Vertrages darüber, wer am Ende die Kosten trägt. Wenn allerdings derjenige, der die Rechnung übernommen hat, nicht zahlt, kann der Notar sein Geld von allen Beteiligten verlangen. Notfalls kann er seine Kostenforderung sogar vollstrecken, und zwar ohne Gerichtsbeschluss.

Man muss bei der Kalkulation gegebenenfalls an weitere Kosten denken. Bei einem Immobilienkauf erhebt sowohl das Grundbuchamt als auch das Handelsregister für ihre Arbeit Gebühren. Genau wie der Makler seine Provisionen. Es fallen zudem eventuell fällige Steuern, wie beispielsweise die Grunderwerbsteuer beim Immobilienkauf.

Notarielle Beurkundung – lohnt der Aufwand?

Entscheidungen zu treffen fordert Weitblick und verlässliche Regelungen. Egal, ob notarielle Beurkundung oder Beglaubigung – mit der notariellen Urkunde hat man die Sicherheit, dass man normalerweise nicht in Beweisnot gerät. Ob gegenüber Banken, Ärzten oder vor Gericht. Notarielle Urkunden bilden eine rechtssichere und klare Grundlage für Handlungen.