Blog

Akt notarialny – bezpieczny sposób dokonywania transakcji prawnych

Akt notarialny umożliwia realizację określonych przedsięwzięć, takich jak umowa spadkowa czy zakup nieruchomości. Oznacza to, że projekty te stają się skuteczne tylko wtedy, gdy sporządza je notariusz.

Ten wymóg formalny dotyczy zazwyczaj transakcji o daleko idących skutkach osobistych, prawnych lub finansowych. W takich przypadkach ustawodawca uważa, że udział notariusza jest niezbędny w celu ochrony zainteresowanych stron.

Zaangażowanie notariusza ma na celu zagwarantowanie, że pisemna treść jest poprawna pod względem prawnym oraz że wszystkie zainteresowane strony są w pełni poinformowane i pouczone o skutkach i zakresie ich działań. Bo układy są dobre i piękne. Ale to, co zostało poświadczone u notariusza, tego tak szybko nie można zakwestionować.

W tym artykule:
1. Akt notarialny – bezpieczny sposób dokonywania transakcji prawnych
2. Akt notarialny w Niemczech – obowiązkowy czy wskazany?
3. Czynności prawne wymagające określonej formy
4. Procedura aktu notarialnego
5. Umowa notarialna na przykładzie umowy sprzedaży nieruchomości
6. Tłumaczenie ustne u notariusza
7. Akt notarialny a poświadczenie notarialne
8. Akt notarialny – koszty
9. Wnioski – czy warty jest taki nakład pracy?

Zalety sporządzania aktu notarialnego
– pewność prawa
– Bezpieczeństwo dowodowe
– tytuł wykonawczy

Akt notarialny w Niemczech – obowiązkowy czy wskazany?

– W niektórych przypadkach wymagany przez prawo (transakcje dotyczące nieruchomości, przyrzeczenia darowizny, umowy majątkowe małżeńskie lub umowy spadkowe)
– Zaleca się w trybie pilnym, w przypadku gdy w czynność prawną zaangażowanych jest kilka stron, a umowa może mieć dla tych osób istotne konsekwencje osobiste lub ekonomiczne.

Ustawodawca nie chce niepotrzebnie komplikować obrotu prawnego w Republice Federalnej Niemiec. Oznacza to, że wiele czynności prawnych jest wolna od wymogu zachowania formy.

Istnieją jednak obszary, które mogą mieć daleko idące konsekwencje osobiste, prawne lub ekonomiczne dla podmiotów działających. Przedsięwzięcia te podlegają prawnemu wymogowi formalnemu w celu zachowania ich ważności. Zgodnie z tym notariusz musi sporządzić protokół niektórych umów lub dokumentów. Dokument ten musi być odczytany zainteresowanym, zatwierdzony przez nich i podpisany własnoręcznie w obecności notariusza.

Notarialnie sporządzone oryginały, odpisy lub uwierzytelnione odpisy składające się z kilku arkuszy powinny być opatrywane sznurkiem i pieczęcią tłoczoną. Są one produkowane w taki sposób, aby były czytelne, trwałe i odporne na sfałszowanie. Zszywanie i pieczęć mają na celu zapewnienie, przy zachowaniu czytelności, kompletności dokumentu oraz zapobieganie późniejszemu doczepianiu innych dokumentów. Nieprzestrzeganie wymogu formalnego może obniżyć wartość dowodową dokumentu.

Akt notarialny jest zatem najbardziej rygorystycznym przepisem formalnym.

Czynności prawne wymagające określonej formy

• Nieruchomość – zakup ziemi, darowizna, użytkowanie, ustanowienie hipoteki i długu gruntowego
• Rodzina i związek partnerski – umowa małżeńska, umowa rozwodowa, umowa partnerska, adopcja, dyspozycję na wypadek opieki czy śmierci
• Spadkobiercy i darowizny – rozporządzanie spadkiem, testamentem publicznym, umową spadkową, umową zrzeczenia się spadku, nabyciem spadku, podziałem spadku, przewidywanym dziedziczeniem, umową darowizny
• Zapobieganie sporom/mediacja – umowa rozwodowa, postępowanie spadkowe, dokumenty wykonawcze, postępowanie pojednawcze i arbitrażowe
• Przedsiębiorstwo – założenie lub przekształcenie spółki, przeniesienie udziałów, rejestracja w rejestrze handlowym

Procedura aktu notarialnego

Niezależnie od tego, co ma być poświadczone, notariusz zawsze wykonuje następujące czynności podczas sporządzania aktu:

• Sprawdzenie tożsamości i zdolności do czynności prawnych stron
• Poinformowanie zainteresowanych stron o ich prawach i obowiązkach
• Umieszczenie oświadczenia w dokumencie
• Odczytanie dokumentu
• Zatwierdzenie treści dokumentu przez strony
• Podpisanie dokumentu przez strony i notariusza

Czytanie tekstu na głos jest ważnym elementem procedury sporządzenia aktu notarialnego. Wszystko, co zostało zawarte w akcie, będzie ponownie sprawdzane. Ustne wyjaśnienia notariusza służą również jako “wytłumaczenie”. Osoby, które rzadko lub w ogóle nie mają do czynienia z aktami notarialnymi, mogą mieć trudności ze zrozumieniem tekstu prawnego. W celu zapoznania się z treścią prawną wstępnie wysyłany jest projekt do zainteresowanych stron. Uwagi i wnioski o wprowadzenie zmian mogą być zgłaszane podczas sporządzania akt notarialnego.

Podpisanie umowy przez strony i notariusza potwierdza, że treść umowy została sformułowana zgodnie z ich celem i ich wolą.

Każda ze stron otrzymuje uwierzytelniony odpis aktu, podczas gdy notariusz zachowuje oryginał.

Dla notariusza rozpoczyna się teraz czynność, którą klient często widzi tylko częściowo. Prawidłowe wykonanie umowy wymaga bowiem czegoś więcej. W prawie spółek są to niezbędne wpisy w rejestrze handlowym, w przypadku zakupu nieruchomości – obszerna korespondencja z urzędem wieczystoksięgowym i urzędami.

Umowy notarialne są często standaryzowane. Składają się one regularnie z elementów tekstowych, które mogą być modyfikowane w zależności od indywidualnej sytuacji zainteresowanych stron.

Zalety sporządzania aktu notarialnego
– Funkcja ważności: Bez aktu notarialnego czynność prawna jest nieważna.
– Funkcja ostrzegawcza: Osoba wyjaśniająca powinna być chroniona przed pośpiesznymi zobowiązaniami ze względu na ryzyko związane z transakcją.
– Funkcja dowodowa: Forma jako formo dowodu ma na celu jasne określenie, czy transakcja została zawarta i z jaką treścią.
– Funkcja doradcza: Sporządzanie aktu notarialnego ma również na celu zapewnienie specjalistycznych porad i pouczeń dla zainteresowanych stron.
– Funkcja kontrolna: W drodze wyjątku możliwe jest zapewnienie nadzoru administracyjnego poprzez sporządzenie aktu notarialnego. Niektóre czynności prawne podlegające obowiązkowi poświadczenia powodują powstanie zobowiązań podatkowych stron (przyrzeczenie darowizn: podatek od darowizn lub podatek od spadków, umowa sprzedaży nieruchomości: podatek od nabycia nieruchomości). Zgodnie z § 18 GrEStG umowa sprzedaży nieruchomości musi zostać przesłana przez notariusza niezwłocznie po jej sporządzeniu do Urzędu Skarbowego, wydział od nabycia nieruchomości wraz ze wszystkimi zawartymi warunkami.
– Nie każda transakcja prawna wymaga pełnego połączenia tych funkcji.

Umowa notarialna na przykładzie umowy sprzedaży nieruchomości

Akt notarialny umów sprzedaży nieruchomości jest wymagany przez prawo, szczególnie w branży nieruchomości. Dopiero notarialna umowa sprzedaży umożliwia faktyczne przeniesienie własności, które następnie zostaje wpisane do księgi wieczystej.

W sektorze nieruchomości często mówi się o umowie notarialnej. Termin ten w żadnym wypadku nie oznacza zawarcia umowy z notariuszem. Wskazuje on raczej na konieczność sporządzenia aktu notarialnego w umowie o nieruchomość.

Przede wszystkim umowa notarialna, poświadczająca notarialnie umowę sprzedaży nieruchomości, jest warunkiem koniecznym, aby można było wnioskować o zmianę stosunków prawnych w księdze wieczystej. Tylko notariusz może składać wnioski w urzędzie wieczystoksięgowym (np. wniosek o umorzenie, wpis długu gruntowego).

Jeżeli sprzedawcą lub kupującym nieruchomość jest konsument, który sprzedaje lub kupuje nieruchomość niekomercyjnie, notariusz powinien dostarczyć projekt umowy na dwa tygodnie przed sporządzeniem aktu. Powyższy wymóg może być jednak zbędny zgodnie z § 17 ust. 1 IIa nr 2 BeurkG. W takim przypadku należy wyraźnie wskazać powody odstąpienia w dokumencie umownym.

Dobra umowa nie kończy się na jej poświadczeniu. Dlatego też notariusz dba również o to, aby zainicjować wszystko, co jest niezbędne do wprowadzenia w życie zawartych umów. Dzięki temu umawiające się Stronom zaoszczędzone zostają zazwyczaj liczne wizyty w urzędach.

Ponadto notariusz monitoruje płatności i kontroluje, kiedy cena zakupu jest należna. W razie potrzeby można go włączyć jako powiernika, na przykład w zakresie uiszczenia kwoty zakupu. Na koniec sprawdza, czy wszystko zostało wykonane prawidłowo. Klient czy też strony zainteresowane często nawet tego nie zauważają.

Ale również wtedy, gdy notariusz przeprowadza kontrolę pod kątem prawnym, należy pamiętać: Notariusz nie jest stroną umowy. Warunki ramowe i negocjacje cenowe w przypadku zakupu nieruchomości pozostają w gestii osób działających.

Jeśli dochodzi do konfliktu, akt notarialny pomaga w nieskomplikowanym egzekwowaniu prawa. Zwykle służy jako tytuł egzekucyjny, więc oszczędza się żmudnych postępowań sądowych.

Tłumaczenie ustne u notariusza

W przypadku aktu notarialnego notariusz musi odczytać całość dokumentu zainteresowanym stronom, które go zatwierdzają, a następnie wraz z notariuszem podpisują.

Jeżeli cudzoziemiec nie zna wystarczająco języka niemieckiego lub nie rozumie go w wystarczającym stopniu, przy sporządzaniu aktu notarialnego należy zwrócić się do tłumacza. Z reguły notariusz czyta dokument głośno i wyraźnie. Regularnie robi przerwy, aby tłumacz mógł odczytać swój wcześniejszy przekład. Dobry i doświadczony tłumacz przygotowuje z góry tłumaczenie wzoru aktu notarialnego, aby przyspieszyć termin na miejscu u notariusza.

Skuteczne tłumaczenie ustne u notariusza wymaga gruntownego przygotowania pisemnego, znajomości typowych procesów na miejscu oraz odpowiedniego reagowania, co idzie w parze z pewną podstawową znajomością tematu.

Małżonek lub dziecko cudzoziemca nie może być tłumaczem. Tłumacz ustny nie może być spokrewniony z zainteresowanymi stronami. Tłumacz ustny musi być jednak osobą “neutralną”. Tłumaczem może być jednak każda inna osoba, która mówi wystarczająco dobrze w języku ojczystym obcokrajowca i niemieckim, np. przyjaciele lub sąsiedzi. Co prawda tłumacz nieprzysięgły może co do zasady tłumaczyć u notariusza, ponieważ obie strony mogą zrezygnować z zaprzysiężenia. W przypadku notariusza jest to jednak niezalecane z kilku powodów.

Nawet native speakerom, czyli rodzimym użytkownikom języka, nie zawsze jest łatwo zrozumieć wszystko od razu. Osoby, które muszą tłumaczyć ustnie, nie znając w wystarczającym stopniu systemu prawnego obu krajów, mogą popełniać daleko idące błędy. Można tego uniknąć, korzystając z usług wyszkolonych tłumaczy ustnych.

Akt notarialny a poświadczenie notarialne

W niektórych przypadkach wystarczy tzw. poświadczenie notarialne. Jest to po prostu zaświadczenie od notariusza, że podpis pod dokumentem lub kopia dokumentu jest autentyczna. Dokument poświadczający, że oryginał i kopia są identyczne, lub że dany klient/osoba zainteresowana podpisała go.

Natomiast akt notarialny dowodzi czegoś więcej. Ponieważ wymaga on, aby notariusz udzielił stronom szczegółowych porad i informacji na temat zakresu ich decyzji. Wtedy sąd może uznać, że każdy wiedział, co robi.

Akt notarialny stwierdza zatem nie tylko tożsamość stron, ale także ich “wolę umowną”. Akt notarialny gwarantuje, że interesy wszystkich stron zostały uwzględnione w umowie. Jest on niezbędny do wykazania, że określone oświadczenie woli jest rzeczywiście skuteczne.

Należy dokonać rozróżnienia między poświadczeniem urzędowe a publicznym. Poświadczenie urzędowe jest możliwe w niektórych urzędach państwowych. Publiczne poświadczenia dokonuje się u notariusza.

Rodzaj poświadczenia zależy od przedmiotu, który ma być poświadczony. Świadectwa można poświadczyć w urzędach obywatelskich, ratuszach i kościołach. Jest to zazwyczaj znacznie korzystniejsze rozwiązanie niż u notariusza, który jednak może również podjąć się tego zadania. Również szkoły i uniwersytety są uprawnione do poświadczania podpisów na świadectwach wydanych przez siebie.

Wpisy do rejestru handlowego lub do księgi wieczystej wymagają natomiast poświadczenia notarialnego lub aktu notarialnego. W tym celu należy zabrać ze sobą oryginał i prostą kopię oraz dowód osobisty.

Akt notarialny – koszty

W zależności od zakresu i nakładu pracy notariusza, koszt aktu notarialnego jest zmienny. Tak zwana ustawa o kosztach sądowych i notarialnych określa dla każdego rodzaju transakcji określoną stawkę kosztów, która musi być przestrzegana. Opłata za sporządzenie aktu notarialnego składa się z wcześniejszej konsultacji ze stronami przez notariusza, projektu aktu oraz samego aktu notarialnego, który ma miejsce na końcu.

Zwykle w momencie sporządzania umowy strony uzgadniają, kto ostatecznie poniesie koszty. Jeśli jednak osoba, która przejęła rachunek, nie zapłaci, notariusz może zażądać zapłaty od wszystkich zainteresowanych. W razie konieczności może on nawet wyegzekwować swoje roszczenie bez nakazu sądowego.

W razie potrzeby trzeba wziąć pod uwagę dodatkowe koszty. W przypadku zakupu nieruchomości zarówno urząd wieczystoksięgowy, jak i rejestr handlowy pobierają opłaty za swoją pracę. Podobnie jak pośrednik i makler. Obowiązują również ewentualne podatki, takie jak podatek od nabycia nieruchomości od zakupu nieruchomości.

Wnioski – czy warty jest taki nakład pracy?

Podejmowanie decyzji wymaga dalekowzroczności i wiarygodnych uregulowań. Bez względu na to, czy jest to akt notarialny, czy poświadczenie – z aktem notarialnym mamy pewność, że zwykle mamy dowód w naszych rękach. Czy to wobec banków, lekarzy, czy w sądzie. Akty notarialne stanowią prawnie pewną i jasną podstawę do podejmowania działań.