Wiele pytań dotyczących tych trzech terminów – uwierzytelnienie, apostille, legalizacja – skłoniło mnie w końcu do napisania tego tekstu. Mam nadzieję, że uda mi się wyjaśnić te często są ze sobą mylone pojęcia.

W tym artykule:
1. Uwierzytelnienie, apostille, legalizacja
2. Uwierzytelnienie / poświadczenie przez tłumaczy, notariuszy, urzędy
3. Apostille / legalizacja – specjalna forma poświadczenia
4. Jak przebiega proces uzyskania klauzuli apostille?
5. Gdzie uzyskać apostille?
6. Praktyczne korzyści płynące z klauzuli apostille
7. Uwierzytelnianie, apostille i legalizacja – w skrócie

Uwierzytelnianie / poświadczenie przez tłumaczy, notariuszy, urzędy

Sformułowanie uwierzytelnienie czy poświadczenie dokumentu najczęściej odnosi się do poświadczenia zgodności kopii z oryginałem. Uwierzytelnia się wiele dokumentów, które nie mogą być pozostawione w urzędzie w oryginale. Np. dowód osobisty, paszport, prawo jazdy. Uwierzytelnia się też dokumenty, które występują często w formie elektronicznej np. odpis KRS, wypis z CEiDG, wypisy z Ksiąg Wieczystych. Takiej czynności dokonuje notariusz lub właściwy urząd.

Prawdą jest, że wiele polskich dokumentów należy przetłumaczyć na język niemiecki przed złożeniem ich w niemieckich organach. A zatem są to dokumenty odpowiednio przygotowane przez tłumacza przysięgłego. Za pomocą urzędowego poświadczenia/uwierzytelnienia tłumacz poświadcza pieczęcią i podpisem, że tłumaczenie sporządzone w języku niemieckim jest zgodne z dokumentem złożonym w języku polskim. Poświadczenie gwarantuje, że dokument został przetłumaczony w sposób kompletny i prawidłowy. Wtedy takie tłumaczenie przysięgłe stanowi prawnie wiążący dokument.

Może się zdarzyć, że zarówno tłumaczenie, jak i poświadczenie dokumentu przez tłumacza zamieszkałego w Polsce nie zostanie przyjęte w urzędzie w Niemczech. Nierzadko dochodzi do sytuacji, że dokumenty przetłumaczone w Polsce, np. świadectwa szkolne, dyplomy, dokumenty tożsamości, akty urodzenia, akty małżeństwa, trzeba ostatecznie ponownie przetłumaczone w Niemczech. Aby uniknąć podwójnych kosztów, zaleca się zatem, aby od razu przetłumaczyć polskie dokumenty przez tłumacza, który został publicznie wyznaczony i zaprzysiężony lub potwierdzony w Niemczech. Tłumaczenia te są akceptowane przez wszystkie niemieckie urzędy i nie wymagają dodatkowego poświadczenia czy apostille.

W tym miejscu należy zauważyć, że poświadczenie tłumacza nie dostarcza żadnych informacji na temat autentyczności dokumentu źródłowego.

Poświadczenie tłumacza jest czymś zupełnie innym niż poświadczenie przez organy lub notariuszy. Czynności te są ze sobą często mylone. Różnica polega na tym, że tłumacz przysięgły nie poświadcza przetłumaczonego dokumentu, ale poświadcza pieczęcią i podpisem wyłącznie wykonane przez siebie tłumaczenie. W ten sposób zapewnia, że treść tłumaczenia odpowiada treści oryginału. Zgodność kopii z oryginałem lub prawdziwość podpisu poświadcza notariusz bądź właściwy organ. Notariusz nie może zatem poświadczyć tłumaczenia. A tłumacz przysięgły nie może poświadczyć np. prawdziwości podpisu.

Apostille / legalizacja – specjalna forma poświadczenia

Dokumenty występują w formie oryginałów (np. akt małżeński, świadectwo maturalne, dyplom ukończenia studiów wyższych). Natomiast odpis z tego dokumentu według prawa nie jest ważnym dokumentem, dopóki nie znajdzie się na nim pieczęć i podpis odpowiedniej osoby, czyli dopóki dokument nie zostanie uwierzytelniony. Takiej czynności może dokonać np. notariusz lub pracownik sądu. Dokument ten ma wówczas status ważnego, ale jako taki nie może być jeszcze użyty za granicą. I tutaj w grę wchodzi klauzula apostille.

Apostille to specjalna forma poświadczenia, że dany dokument pochodzi z właściwego urzędu i jest autentyczny np. akt urodzenia, akt małżeństwa, dyplomy i dokumenty poświadczone notarialnie.

Pierwotnie wprowadzona na mocy Konwencji Haskiej z 1961 roku, apostille służy jako uproszczona forma legalizacji. W przeciwieństwie do tradycyjnej legalizacji, która często wiąże się z długotrwałym procesem z wieloma organami, apostille pozwala na szybkie i proste uznanie za granicą. Obowiązuje ona w ponad 120 krajach będących członkami tej konwencji, w tym większość krajów europejskich, USA i wiele innych krajów na całym świecie.

Jeśli strona, w której chcemy przedstawić polski dokument nie jest stroną konwencji haskiej, to konieczna będzie jego legalizacja. Będzie ona potrzebna m.in. w takich krajach jak Zjednoczone Emiraty Arabskie, Tajlandia, Maroko, Kuba, Egipt, Brazylia czy Chiny. Podobnie jak apostille ma ona za zadanie potwierdzić autentyczność dokumentu. Wymaga jednak dodatkowego poświadczenia. To znaczy, że po uzyskaniu legalizacji w Ministerstwie Spraw Zagranicznych musimy jeszcze udać się do placówki dyplomatycznej kraju, w którym chcemy używać dokumentu i zdobyć dodatkowe poświadczenie. Legalizacja jest więc procedurą dłuższą i bardziej złożoną.

Jak przebiega proces uzyskania klauzuli apostille?

Ubieganie się o klauzulę apostille może się różnić w zależności od kraju i rodzaju dokumentu. Jednakże, proces ten zazwyczaj przebiega w podobny sposób. W większości krajów za wydawanie apostille odpowiedzialne jest Ministerstwo Sprawiedliwości lub podobny organ. W niektórych przypadkach może to być również Ministerstwo Spraw Zagranicznych.

W Polsce apostille można uzyskać w Dziale Legalizacji Ministerstwa Spraw Zagranicznych drogą korespondencyjną, osobiście lub z pomocą pośrednika. Ubiegając się o apostille należy złożyć wniosek o wydanie apostille, przygotować odpowiednie dokumenty i uiścić opłatę skarbową. Warto tutaj pamiętać o tym, że aby dokumenty były honorowane w zagranicznych urzędach, to muszą też zostać przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego. Niezwykle istotna jest tutaj odpowiednia kolejność podejmowanych czynności. Najpierw należy uzyskać apostille, a dopiero potem przetłumaczyć dokument. Apostille jest wydawane w formie pieczęci na dokumencie lub jako osobny dokument. Apostille zawsze występuje w dwóch językach, polskim i angielskim. Znajdują się na nim takie informacje, jak nazwa kraju wydającego, pieczęć urzędnika, rodzaj poświadczanego dokumentu i pieczęci, miejsce poświadczenia oraz data i numer apostille, a także pieczęć i podpis urzędnika MSZ.

Gdzie uzyskać apostille?

W Niemczech wniosek o apostille można złożyć we właściwych organach. Oto przykładowe urzędy wydawania klauzuli apostille:

1. W przypadku dokumentów sądowych, np. wyroków, orzeczeń rozwodowych lub adopcji apostille jest wydawana w Niemczech przez odpowiedni sąd rejonowy.
2. Dla dokumentów poświadczonych notarialnie właściwa jest odpowiednia państwowa administracja sądowa, która w większości przypadków znajduje się w Wyższym Sądzie Krajowym.
3. W przypadku dokumentów z urzędu stanu cywilnego, np. aktów urodzenia lub małżeństwa właściwy jest z reguły urząd stanu cywilnego, który wydał oryginalny dokument.
4. Dla dyplomów szkolnych lub uniwersyteckich można w Niemczech ubiegać się o apostille w Ministerstwie Edukacji i Kultury danego kraju związkowego.
5. W przypadku innych dokumentów publicznych, takich jak leżą do nich na przykład akty stanu cywilnego, zaświadczenia o zameldowaniu, rejestracje działalności gospodarczej i inne, odpowiedzialny jest odpowiedni organ wydający.

Należy podkreślić, że jurysdykcja może się różnić w zależności od rodzaju dokumentu i kraju związkowego. Dlatego zaleca się sprawdzenie właściwego organu przed złożeniem wniosku i zapytanie w razie potrzeby.

Opłaty za wydanie apostille mogą się również różnić w zależności od rodzaju dokumentu i odpowiedniego organu. Wskazane jest, aby dowiedzieć się z wyprzedzeniem o związanych z tym kosztach.

Należy pamiętać, że wskazane jest skontaktowanie się z odpowiednim organem przed złożeniem wniosku, aby upewnić się, że wszystkie wymagane dokumenty i opłaty są prawidłowe. Pozwoli to uniknąć opóźnień w procesie.

Praktyczne korzyści płynące z klauzuli apostille

Apostille oferuje liczne korzyści. Oto kilka z nich:

• Oszczędność czasu:
  Proces apostille jest zazwyczaj szybszy niż tradycyjna legalizacja. W rezultacie można szybciej załatwić swoje sprawy.
• Oszczędność kosztów:
  W porównaniu do tradycyjnej legalizacji, klauzula apostille jest zazwyczaj tańsza.
• Uproszczony proces:
  Apostille znacznie zmniejsza biurokrację, ponieważ często wymaga tylko jednego organu.
• Międzynarodowe uznanie:
  Apostille jest uznawane w ponad 120 krajach, co znacznie ułatwia korzystanie z dokumentów na arenie międzynarodowej.

Uwierzytelnienie, apostille i legalizacja – w skórcie

W tekście wyjaśniono najważniejsze aspekty związane z poświadczeniem, klauzulą apostille i legalizacją. Najbardziej istotne różnice przedstawia poniższe podsumowanie.

Tłumacz przysięgły bądź publicznie ustanowiony potwierdza swoją pieczęcią i podpisem prawidłowość i dokładność tłumaczenia.

Apostille to uproszczona forma legalizacji, która ułatwia międzynarodowe uznawanie dokumentów. Jest to poświadczenie, że dany dokument pochodzi z właściwego urzędu — jest autentyczny. Dzięki temu można posługiwać się nim za granicą. Apostille nadaje się, jeśli dokument ma być użyty za granicą w kraju, który jest stroną konwencji haskiej z 1961 r. o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych.

Legalizacja jest tradycyjnym procesem stosowanym w krajach nieposiadających konwencji klauzuli apostille.

Der Beitrag Uwierzytelnienie, apostille, legalizacja – na czym polega różnica erschien zuerst auf Justyna Rose – Beeidigte Übersetzerin Polnisch–Deutsch | Neubrandenburg.

Z tą pracą zawodową tłumacza na własny rachunek, jak to jest w moim przypadku, a także w przypadku większości moich kolegów po fachu, bywa różnie. Praca albo jest i nie wiadomo, za jakie zlecenie tłumaczenia wziąć się w pierwszej kolejności, albo jej nie ma. Wtedy tłumacz ma czas na wykonanie wszelkich zaległych i nierzadko nielubianych zadań.

W tym artykule:
1. O równowadze w pracy tłumacza
2. Czas „wolny” tłumaczy ustnych
3. Sztuka improwizacji – przydatna umiejętność tłumacza
4. Co ma improwizacja do wakacji
5. Tłumaczenie dokumentów – szeroki wachlarz tematów
6. Podsumowanie tygodnia wakacji

Czas „wolny” tłumaczy ustnych

Często ten „wolny” czas wykorzystywany jest na szkolenia, pogłębianie wiedzy i umiejętności. W szczególności, jeżeli tłumacze świadczą usługę tłumaczenia ustnego, szlifowanie swoich umiejętności jest istotnym i ciągle towarzyszącym elementem codziennej pracy zawodowej.

Wykształcenie praktycznych umiejętności i opanowanie technik tłumaczenia profesjonalnego jest wymogiem koniecznym i podstawą pracy tłumacza ustnego. Jednak każdy tłumacz świadomy jest faktu, że raz nabyte kompetencje językowe, wiedza i warsztat pracy, nie są dane na całe życie.

Dzięki regularnym ćwiczeniom tłumacz nabiera płynności i pewność siebie, co pozwala mu podejmować się zadań, których być może nie brał dotychczas pod uwagę. Regularne ćwiczenia polecane są też każdemu, kto chce wyraźnie podnieść swoje kwalifikacje zawodowe i wejść na nowy, wyższy poziom kompetencji językowej.

Jeśli tłumaczowi zależy na umiejętnościach i wiedzy, to nie ma innej drogi. Tylko kilka systematycznych ćwiczeń wniesie tłumacza na nowy, wyższy poziom kompetencji językowej, której wynikiem jest pewność siebie w posługiwaniu językiem, kontrolowanie stresu, spontaniczność i improwizacja.

Sztuka improwizacji – przydatna umiejętność tłumacza

Nie przypadkowo znalazło się na końcu poprzedniego akapitu słowo improwizacja. Zaliczam ją do istotnych, odważyłabym się powiedzieć, kluczowych umiejętności ułatwiających realizację projektów, celów i zleceń.

Choćbyśmy stawali na głowie, nie zawsze wszystko pójdzie zgodnie z planem. I choćbyśmy mieli plan pracy na dany dzień, to czasem bywa tak, że trzeba działać na gorąco. Z odsieczą przybywa umiejętność improwizacji.

Co ma improwizacja do wakacji

Jest też drugi powód, dlaczego z całego spektrum różnych cech uwydatniłam improwizację jako tę kluczową.

Moją opowieść o codzienności pracy tłumacza zawężam do jednego tygodnia. Tłem opowiadania jest szczególny tydzień. Jest to kilka dni, na które postanowiłam wyjechać po wielu miesiącach „abstynencji podróżniczej” ze względu na panującą dwa lata epidemię i powszechną kwarantannę.

Zdarzają się bowiem sytuacje, których nie da się przewidzieć. Z doświadczenia wiemy, że załatwianie spraw w urzędach jest złem koniecznym, żmudnym i czasochłonnym. Gdyby jeszcze można było załatwić swoje urzędowe sprawy szybko i w jeden dzień. Nierzadko jednak czeka się wiele dni, a może nawet tygodni na zaświadczenia, wyroki sądowe, dokumenty urzędowe. I gdy w końcu przyjdzie upragniony i długo wyczekiwany dokument, to w kolejnym etapie niezbędnych działań przetłumaczenie dokumentu jest jak powiew wiatru czy trzepnięcie skrzydeł motyla. Ma być zrobione szybko, łatwo i niemalże na teraz.

I właśnie w takich sytuacjach znaleźli się klienci, którzy zwrócili się do mnie z prośbą o przetłumaczenie dokumentów na język polski bądź niemiecki w czasie, gdy byłam na urlopie. I tutaj koło się zamyka i już rozumiemy, skąd ta improwizacja.

Sztuka improwizacji jest również bardzo pomocna przy tłumaczeniach ustnych. Na początku nie przychodzi ona łatwo i na zawołanie. Ale na pewno można tę umiejętność w pewien sposób wypracować. Uzupełnia ona nasze dotychczasowe umiejętności i doświadczenia.

Tłumaczenie dokumentów – szeroki wachlarz tematów

Czy teraz, gdy wpłynęło zapytanie od klienta, nadeszła pora na reorganizację całego urlopu? Wręcz przeciwnie. Nie taki diabeł straszny … Chętnie wyjaśnię dokładniej.

Nie są to pierwsze moje wakacje, gdy otrzymuję zapytania o tłumaczenie. Te realia towarzyszą mi już od ponad 20 lat. Po takim czasie zaaranżowałam się już, że zawsze będą pojawiać się jakieś zapytania w czasie urlopu i że tłumaczenie niemalże zawsze ma być wykonane już i teraz.

I wcale nie muszą to być dłuższe wakacje, gdzie faktycznie wyjeżdżam na kilka tygodni. Również w wolne dni od pracy czy w święta otrzymuję pilne zlecenia. Jako tłumacz ustny jestem również dyspozycyjna niemalże 24h dla policji czy sądów, które mają określone terminy do podjęcia decyzji o wypuszczeniu lub dalszym aresztowaniu danej osoby zatrzymanej. Tutaj nie ma pytania czy chcę czy nie. W takich sytuacjach trzeba stawić się jako tłumacz, aby umożliwić realizację wymaganych procedur.

W przypadku pilnych zapytań o tłumaczenia pisemne oceniam po krótkiej rozmowie z klientem, na ile faktycznie jest to „pilne”. Nierzadko okazuje się, że dwa lub trzy dni zwłoki nie robią różnicy. Wtedy po powrocie do biura mogę spokojne wykonać tłumaczenie i wysłać je klientowi.

W przypadkach faktycznie pilnych robię tłumaczenie od ręki. Są to z reguły krótkie dokumenty, które można bez problemu przetłumaczyć równie w „warunkach polowych”.

Jakie pilne zapytania wpłynęły w czasie wakacji?

• Tłumaczenie paszportu
• Tłumaczenie zaświadczenia meldunku
• Tłumaczenie gwarancji bankowej
• Tłumaczenie potwierdzenia notarialnego o niezaleganiu z płatnościami alimentacyjnymi
• Tłumaczenie ustne podczas 3-dniowej wymiany grupy eksperckiej

Podsumowanie tygodnia wakacji

I ten opisany tydzień nie był jakimś wyjątkiem wśród tygodni wakacyjnych minionych lat. Zawsze ktoś zadzwoni czy napisze, że ma pilne, ale naprawdę pilne dokumenty i trzeba je przetłumaczyć już teraz. Równowaga między pracą a odpoczynkiem jest mentalną granicą, którą sobie stawiamy. Jest ona zachwiana w momencie, gdy odczuwamy, że jeden z tych aspektów przeważa, zaczyna zataczać coraz szersze koła i wchodzić w obszary tego drugiego.

Ale jak długo odczuwam wewnętrzny balans, to nie ma znaczenia, że podczas urlopu przetłumaczę kilka krótkich dokumentów. Bo ja wiem i czuję, że nadejdą dni i chwile, gdy inni będą pędzić za swoimi obowiązkami w tygodniu, a ja znajdę czas na zrobienie rano mojego treningu czy wyjście po południu do ogrodu i zadbanie o jego dobrostan.

Pewnie brzmi to banalnie, ale ja lubię swoją pracę. Lubię ten aspekt niewiadomej, co się dzisiaj przydarzy. I życzę wszystkim takiego komfortu pracy zawodowej i równowagi w balansowaniu życia prywatnego i zawodowego.

Der Beitrag Tydzień w życiu tłumacza erschien zuerst auf Justyna Rose – Beeidigte Übersetzerin Polnisch–Deutsch | Neubrandenburg.

Was bedeutet „beglaubigte Übersetzungen“ eigentlich?

Viele Mandanten kommen mit einer ganz konkreten Frage zu mir: „Reicht eine einfache Übersetzung – oder brauche ich eine beglaubigte?“

Die Antwort ist klar: Sobald ein Dokument eine rechtliche Wirkung entfalten soll, verlangt der Gesetzgeber eine amtlich beglaubigte Übersetzung.

Das bedeutet: Die Übersetzung wird mit Stempel, Unterschrift und einer offiziellen Beglaubigungsformel versehen.

Diese Beglaubigung ist mehr als nur ein formaler Zusatz – sie ist ein Echtheitsnachweis. Sie bestätigt, dass die Übersetzung vollständig, korrekt und inhaltlich mit dem Original übereinstimmt.

Als beeidigte Übersetzerin bestätige ich für Sie:

• die Richtigkeit und Vollständigkeit der Übersetzung
• die Übereinstimmung mit dem Originaldokument
• die Anerkennung bei Behörden und Institutionen

Wann benötigen Sie eine beglaubigte Übersetzung?

Im Alltag gibt es viele Situationen, in denen beglaubigte Übersetzungen erforderlich sind. Typische Beispiele:

• Standesamt (Heirat, Geburt, Scheidung)
• Universitäten und Hochschulen
• Gerichte und Behörden
• Konsulate und Botschaften
• Krankenkassen und Versicherungen

Kurz gesagt: immer dann, wenn ein Dokument offiziell geprüft und rechtlich verwendet wird.

Kasia B.,aus Prenzlau

Frau Justyna übersetzte meine Zeugnisse innerhalb von nur einem Tag und half mir darüber hinaus, die Anforderungen für Anerkennung von Abschlüssen beim Bildungsministerium in Schwerin zu klären.

Ewelina, Mecklenburgische Seenplatte

Frau Rose hat für uns, noch einen Tag vor unserer Hochzeit, ein wichtiges Dokument übersetzt. Sie war selbst an diesem Tag stark eingebunden, schaffte dennoch die Übersetzung, ohne die wir nicht heiraten dürften. Dafür einen großen Dank!

Der Beitrag Beglaubigte Übersetzungen erschien zuerst auf Justyna Rose – Beeidigte Übersetzerin Polnisch–Deutsch | Neubrandenburg.