Wiele pytań dotyczących tych trzech terminów – uwierzytelnienie, apostille, legalizacja – skłoniło mnie w końcu do napisania tego tekstu. Mam nadzieję, że uda mi się wyjaśnić te często są ze sobą mylone pojęcia.

W tym artykule:
1. Uwierzytelnienie, apostille, legalizacja
2. Uwierzytelnienie / poświadczenie przez tłumaczy, notariuszy, urzędy
3. Apostille / legalizacja – specjalna forma poświadczenia
4. Jak przebiega proces uzyskania klauzuli apostille?
5. Gdzie uzyskać apostille?
6. Praktyczne korzyści płynące z klauzuli apostille
7. Uwierzytelnianie, apostille i legalizacja – w skrócie

Uwierzytelnianie / poświadczenie przez tłumaczy, notariuszy, urzędy

Sformułowanie uwierzytelnienie czy poświadczenie dokumentu najczęściej odnosi się do poświadczenia zgodności kopii z oryginałem. Uwierzytelnia się wiele dokumentów, które nie mogą być pozostawione w urzędzie w oryginale. Np. dowód osobisty, paszport, prawo jazdy. Uwierzytelnia się też dokumenty, które występują często w formie elektronicznej np. odpis KRS, wypis z CEiDG, wypisy z Ksiąg Wieczystych. Takiej czynności dokonuje notariusz lub właściwy urząd.

Prawdą jest, że wiele polskich dokumentów należy przetłumaczyć na język niemiecki przed złożeniem ich w niemieckich organach. A zatem są to dokumenty odpowiednio przygotowane przez tłumacza przysięgłego. Za pomocą urzędowego poświadczenia/uwierzytelnienia tłumacz poświadcza pieczęcią i podpisem, że tłumaczenie sporządzone w języku niemieckim jest zgodne z dokumentem złożonym w języku polskim. Poświadczenie gwarantuje, że dokument został przetłumaczony w sposób kompletny i prawidłowy. Wtedy takie tłumaczenie przysięgłe stanowi prawnie wiążący dokument.

Może się zdarzyć, że zarówno tłumaczenie, jak i poświadczenie dokumentu przez tłumacza zamieszkałego w Polsce nie zostanie przyjęte w urzędzie w Niemczech. Nierzadko dochodzi do sytuacji, że dokumenty przetłumaczone w Polsce, np. świadectwa szkolne, dyplomy, dokumenty tożsamości, akty urodzenia, akty małżeństwa, trzeba ostatecznie ponownie przetłumaczone w Niemczech. Aby uniknąć podwójnych kosztów, zaleca się zatem, aby od razu przetłumaczyć polskie dokumenty przez tłumacza, który został publicznie wyznaczony i zaprzysiężony lub potwierdzony w Niemczech. Tłumaczenia te są akceptowane przez wszystkie niemieckie urzędy i nie wymagają dodatkowego poświadczenia czy apostille.

W tym miejscu należy zauważyć, że poświadczenie tłumacza nie dostarcza żadnych informacji na temat autentyczności dokumentu źródłowego.

Poświadczenie tłumacza jest czymś zupełnie innym niż poświadczenie przez organy lub notariuszy. Czynności te są ze sobą często mylone. Różnica polega na tym, że tłumacz przysięgły nie poświadcza przetłumaczonego dokumentu, ale poświadcza pieczęcią i podpisem wyłącznie wykonane przez siebie tłumaczenie. W ten sposób zapewnia, że treść tłumaczenia odpowiada treści oryginału. Zgodność kopii z oryginałem lub prawdziwość podpisu poświadcza notariusz bądź właściwy organ. Notariusz nie może zatem poświadczyć tłumaczenia. A tłumacz przysięgły nie może poświadczyć np. prawdziwości podpisu.

Apostille / legalizacja – specjalna forma poświadczenia

Dokumenty występują w formie oryginałów (np. akt małżeński, świadectwo maturalne, dyplom ukończenia studiów wyższych). Natomiast odpis z tego dokumentu według prawa nie jest ważnym dokumentem, dopóki nie znajdzie się na nim pieczęć i podpis odpowiedniej osoby, czyli dopóki dokument nie zostanie uwierzytelniony. Takiej czynności może dokonać np. notariusz lub pracownik sądu. Dokument ten ma wówczas status ważnego, ale jako taki nie może być jeszcze użyty za granicą. I tutaj w grę wchodzi klauzula apostille.

Apostille to specjalna forma poświadczenia, że dany dokument pochodzi z właściwego urzędu i jest autentyczny np. akt urodzenia, akt małżeństwa, dyplomy i dokumenty poświadczone notarialnie.

Pierwotnie wprowadzona na mocy Konwencji Haskiej z 1961 roku, apostille służy jako uproszczona forma legalizacji. W przeciwieństwie do tradycyjnej legalizacji, która często wiąże się z długotrwałym procesem z wieloma organami, apostille pozwala na szybkie i proste uznanie za granicą. Obowiązuje ona w ponad 120 krajach będących członkami tej konwencji, w tym większość krajów europejskich, USA i wiele innych krajów na całym świecie.

Jeśli strona, w której chcemy przedstawić polski dokument nie jest stroną konwencji haskiej, to konieczna będzie jego legalizacja. Będzie ona potrzebna m.in. w takich krajach jak Zjednoczone Emiraty Arabskie, Tajlandia, Maroko, Kuba, Egipt, Brazylia czy Chiny. Podobnie jak apostille ma ona za zadanie potwierdzić autentyczność dokumentu. Wymaga jednak dodatkowego poświadczenia. To znaczy, że po uzyskaniu legalizacji w Ministerstwie Spraw Zagranicznych musimy jeszcze udać się do placówki dyplomatycznej kraju, w którym chcemy używać dokumentu i zdobyć dodatkowe poświadczenie. Legalizacja jest więc procedurą dłuższą i bardziej złożoną.

Jak przebiega proces uzyskania klauzuli apostille?

Ubieganie się o klauzulę apostille może się różnić w zależności od kraju i rodzaju dokumentu. Jednakże, proces ten zazwyczaj przebiega w podobny sposób. W większości krajów za wydawanie apostille odpowiedzialne jest Ministerstwo Sprawiedliwości lub podobny organ. W niektórych przypadkach może to być również Ministerstwo Spraw Zagranicznych.

W Polsce apostille można uzyskać w Dziale Legalizacji Ministerstwa Spraw Zagranicznych drogą korespondencyjną, osobiście lub z pomocą pośrednika. Ubiegając się o apostille należy złożyć wniosek o wydanie apostille, przygotować odpowiednie dokumenty i uiścić opłatę skarbową. Warto tutaj pamiętać o tym, że aby dokumenty były honorowane w zagranicznych urzędach, to muszą też zostać przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego. Niezwykle istotna jest tutaj odpowiednia kolejność podejmowanych czynności. Najpierw należy uzyskać apostille, a dopiero potem przetłumaczyć dokument. Apostille jest wydawane w formie pieczęci na dokumencie lub jako osobny dokument. Apostille zawsze występuje w dwóch językach, polskim i angielskim. Znajdują się na nim takie informacje, jak nazwa kraju wydającego, pieczęć urzędnika, rodzaj poświadczanego dokumentu i pieczęci, miejsce poświadczenia oraz data i numer apostille, a także pieczęć i podpis urzędnika MSZ.

Gdzie uzyskać apostille?

W Niemczech wniosek o apostille można złożyć we właściwych organach. Oto przykładowe urzędy wydawania klauzuli apostille:

1. W przypadku dokumentów sądowych, np. wyroków, orzeczeń rozwodowych lub adopcji apostille jest wydawana w Niemczech przez odpowiedni sąd rejonowy.
2. Dla dokumentów poświadczonych notarialnie właściwa jest odpowiednia państwowa administracja sądowa, która w większości przypadków znajduje się w Wyższym Sądzie Krajowym.
3. W przypadku dokumentów z urzędu stanu cywilnego, np. aktów urodzenia lub małżeństwa właściwy jest z reguły urząd stanu cywilnego, który wydał oryginalny dokument.
4. Dla dyplomów szkolnych lub uniwersyteckich można w Niemczech ubiegać się o apostille w Ministerstwie Edukacji i Kultury danego kraju związkowego.
5. W przypadku innych dokumentów publicznych, takich jak leżą do nich na przykład akty stanu cywilnego, zaświadczenia o zameldowaniu, rejestracje działalności gospodarczej i inne, odpowiedzialny jest odpowiedni organ wydający.

Należy podkreślić, że jurysdykcja może się różnić w zależności od rodzaju dokumentu i kraju związkowego. Dlatego zaleca się sprawdzenie właściwego organu przed złożeniem wniosku i zapytanie w razie potrzeby.

Opłaty za wydanie apostille mogą się również różnić w zależności od rodzaju dokumentu i odpowiedniego organu. Wskazane jest, aby dowiedzieć się z wyprzedzeniem o związanych z tym kosztach.

Należy pamiętać, że wskazane jest skontaktowanie się z odpowiednim organem przed złożeniem wniosku, aby upewnić się, że wszystkie wymagane dokumenty i opłaty są prawidłowe. Pozwoli to uniknąć opóźnień w procesie.

Praktyczne korzyści płynące z klauzuli apostille

Apostille oferuje liczne korzyści. Oto kilka z nich:

• Oszczędność czasu:
  Proces apostille jest zazwyczaj szybszy niż tradycyjna legalizacja. W rezultacie można szybciej załatwić swoje sprawy.
• Oszczędność kosztów:
  W porównaniu do tradycyjnej legalizacji, klauzula apostille jest zazwyczaj tańsza.
• Uproszczony proces:
  Apostille znacznie zmniejsza biurokrację, ponieważ często wymaga tylko jednego organu.
• Międzynarodowe uznanie:
  Apostille jest uznawane w ponad 120 krajach, co znacznie ułatwia korzystanie z dokumentów na arenie międzynarodowej.

Uwierzytelnienie, apostille i legalizacja – w skórcie

W tekście wyjaśniono najważniejsze aspekty związane z poświadczeniem, klauzulą apostille i legalizacją. Najbardziej istotne różnice przedstawia poniższe podsumowanie.

Tłumacz przysięgły bądź publicznie ustanowiony potwierdza swoją pieczęcią i podpisem prawidłowość i dokładność tłumaczenia.

Apostille to uproszczona forma legalizacji, która ułatwia międzynarodowe uznawanie dokumentów. Jest to poświadczenie, że dany dokument pochodzi z właściwego urzędu — jest autentyczny. Dzięki temu można posługiwać się nim za granicą. Apostille nadaje się, jeśli dokument ma być użyty za granicą w kraju, który jest stroną konwencji haskiej z 1961 r. o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych.

Legalizacja jest tradycyjnym procesem stosowanym w krajach nieposiadających konwencji klauzuli apostille.

Der Beitrag Uwierzytelnienie, apostille, legalizacja – na czym polega różnica erschien zuerst auf Justyna Rose – Beeidigte Übersetzerin Polnisch–Deutsch | Neubrandenburg.

Viele Fragen zu diesen drei Begriffen Beglaubigung, Apostille, Legalisierung haben mich schließlich dazu veranlasst, diesen Text zu schreiben. Ich hoffe, dass ich damit ein wenig Klarheit bei diesen Worten bringen kann, die häufig miteinander verwechselt werden.

In diesem Artikel:
1. Beglaubigung, Apostille, Legalisierung
2. Beglaubigung durch Übersetzer, Notare, Behörden
3. Apostille / Legalisation – nur durch zuständige Behörde
4. Wie funktioniert der Prozess der Apostille?
5. Wo lasse ich in Deutschland eine Apostille erstellen
6. Vorteile der Apostille
7. Beglaubigung, Apostille und Legalisierung: Ein Leitfaden

Beglaubigung durch Übersetzer, Notare, Behörden

Es ist richtig, dass viele Dokumente zur Vorlage bei einer deutschen Behörde müssen beglaubigt und daher von einem allgemein beeidigten Übersetzer angefertigt werden. Mit einer amtlichen Beglaubigung wird mit Siegel und Unterschrift bestätigt, dass die in der deutschen Sprache angefertigte Übersetzung mit dem in der polnischen Sprache vorgelegten Dokument übereinstimmt. Eine Beglaubigung garantiert, dass ein Dokument vollständig und korrekt übersetzt wurde und eine beglaubigte Übersetzung stellt ein rechtsgültiges Dokument dar.

Die Übersetzung sowie die Beglaubigung von Unterlagen durch einen in Polen ansässigen Übersetzer wird in Deutschland in solchen Fällen nicht akzeptiert. Es ist keine Seltenheit, dass die in Polen übersetzten Urkunden z.B. Schulzeugnisse, Diplome, Ausweisdokumente, Geburtsurkunden, Eheurkunden am Ende doch nochmal in Deutschland übersetzt werden müssen. Um doppelte Kosten zu vermeiden, ist es daher empfehlenswert, die polnischen Dokumente gleich von einem Übersetzer anfertigen zu lassen, der in Deutschland öffentlich bestellt und allgemein vereidigt oder beeidigt wurde.

An dieser Stelle der Hinweis, dass die Beglaubigung eines Übersetzers keine Auskunft über die Echtheit des Ausgangsdokuments enthält. Diese muss, wenn erforderlich, von einem Notar oder einer Behörde bestätigt werden.

Die Beglaubigung eines Übersetzers ist etwas ganz Anderes als die Beglaubigung durch Behörden oder Notare. Das wird oft verwechselt. Der Unterschied: Ein staatlich beeidigter Übersetzer beglaubigt nicht das übersetzte Dokument, sondern er beglaubigt mit seinem Stempel seine Übersetzung. Er versichert damit, dass diese inhaltlich dem übersetzten Original entspricht. Eine Beglaubigung von Behörden oder Notaren hingegen bestätigt immer bestimmte Angaben auf einem Dokument oder die gesamte Urkunde. Ein Notar kann deshalb keine Übersetzung beglaubigen. Ein beeidigter Übersetzer kann deshalb z.B. keine Unterschriften beglaubigen.

Apostille / Legalisation – nur durch zuständige Behörde

Die Apostille ist eine besondere Form der Beglaubigung, die von einer zuständigen Behörde ausgestellt wird. Sie dient dazu, die Echtheit von öffentlichen Urkunden wie Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Diplomen und notariell beglaubigten Dokumenten zu bestätigen. Die Apostille wurde ursprünglich im Rahmen des Haager Übereinkommens von 1961 eingeführt und sie dient als vereinfachte Form der Legalisierung. Mit anderen Worten ermöglicht die Apostille, anders als bei der herkömmlichen Legalisierung, die oft einen langwierigen Prozess mit mehreren Behörden involviert, eine rasche und unkomplizierte Anerkennung im Ausland.

Eine Apostille wird in der Regel dann benötigt, wenn ein Dokument in einem Land verwendet werden soll, das dem Haager Übereinkommen von 1961 beigetreten ist. Über 120 Länder sind Mitglied dieses Übereinkommens, darunter die meisten europäischen Staaten, die USA und viele andere Länder weltweit.

Typische Anwendungsfälle sind die Anerkennung von Dokumenten für Zwecke wie Eheschließungen im Ausland, Adoptionen, Bildungszwecke oder Geschäftsabwicklungen.

Wie funktioniert der Prozess der Apostille?

Die Beantragung einer Apostille kann je nach Land und Art des Dokuments variieren. Grundsätzlich folgt der Prozess jedoch ähnlichen Schritten.

1. Ermitteln Sie die zuständige Behörde: In den meisten Ländern ist das Justizministerium oder eine vergleichbare Stelle für die Ausstellung von Apostillen zuständig. In einigen Fällen kann es auch das Außenministerium sein. In Polen können Sie die Apostille bei der Legalisierungsabteilung des Außenministeriums auf dem Korrespondenzweg, persönlich oder mit Hilfe eines Vermittlers erhalten.
2. Besorgen Sie eine beglaubigte Kopie des Dokuments: Bevor eine Apostille angebracht werden kann, muss das Dokument ordnungsgemäß beglaubigt werden. Dies erfolgt oft durch einen Notar.
3. Reichen Sie das Dokument ein: Gehen Sie zur zuständigen Behörde und reichen Sie das beglaubigte Dokument ein. Es ist möglich, dass Sie ein Formular ausfüllen müssen und eine Gebühr entrichten müssen.
4. Warten Sie auf die Ausstellung der Apostille: Die Bearbeitungszeit variiert je nach Land und Behörde. In einigen Fällen kann eine Expressbearbeitung gegen eine zusätzliche Gebühr angeboten werden.
5. Überprüfen Sie die Apostille: Stellen Sie sicher, dass alle Informationen korrekt sind, bevor Sie das Dokument verwenden. Die Apostille wird als Stempel auf dem Dokument oder als separates Dokument ausgestellt. Apostille gibt es immer in zwei Sprachen, Polnisch bzw. Deutsch und Englisch. Sie enthält Angaben wie den Namen des ausstellenden Landes, das Siegel des Beamten, die Art des beglaubigten Dokuments und des Siegels, den Ort der Beglaubigung, das Datum und die Nummer der Apostille sowie das Siegel und die Unterschrift des Beamten des Außenministeriums.
6. Bitte beachten Sie, dass Dokumente von einem vereidigten Übersetzer übersetzt werden müssen, damit sie in ausländischen Ämtern vereidigt werden können. Die richtige Reihenfolge der Handlung ist hier von entscheidender Bedeutung. Zuerst müssen Sie die Apostille erhalten und erst dann das Dokument übersetzen.

Wo lasse ich in Deutschland und Polen eine Apostille erstellen

In Deutschland können Apostillen bei den jeweils zuständigen Behörden beantragt werden. Hier sind die üblichen Stellen für die Ausstellung von Apostillen:

1. Für gerichtliche Dokumente, z.B. Urteile, Scheidungsurteile oder Adoptionen:
   Die Apostille wird in Deutschland vom jeweiligen Landgericht ausgestellt.
2. Für notariell beglaubigte Dokumente:
   Zuständig ist die jeweilige Landesjustizverwaltung, die in den meisten Fällen beim Oberlandesgericht angesiedelt ist.
3. Für Standesamtsurkunden, z.B. Geburts- oder Heiratsurkunden:
   In der Regel stellt das Standesamt, das das Originaldokument ausgestellt hat, auch die Apostille aus.
4. Für schulische oder universitäre Abschlüsse:
   Die Apostille für Abschlusszeugnisse oder Diplome kann in Deutschland beim Kultusministerium des jeweiligen Bundeslandes beantragt werden.
5. Für andere öffentliche Urkunden:
   Hierzu gehören beispielsweise Personenstandsurkunden, Meldebescheinigungen, Gewerbeanmeldungen und mehr. Zuständig ist die jeweilige Ausstellungsbehörde.

Es ist wichtig zu betonen, dass die Zuständigkeit je nach Art des Dokuments und Bundesland variieren kann. Daher ist es ratsam, vor der Antragstellung die zuständige Stelle zu recherchieren und sich gegebenenfalls zu erkundigen.

Die Gebühren für die Ausstellung einer Apostille können ebenfalls variieren, abhängig von der Art des Dokuments und der jeweiligen Behörde. Ich empfehle, sich im Voraus über die anfallenden Kosten zu informieren.

Beachten Sie, dass es ratsam ist, vor der Antragstellung Kontakt mit der zuständigen Behörde aufzunehmen. Damit stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Unterlagen und Gebühren korrekt vorliegen. Dies vermeidet Verzögerungen im Prozess.

Vorteile der Apostille

Die Apostille bietet zahlreiche Vorteile, darunter:

• Zeitersparnis:
  Der Prozess der Apostille ist in der Regel schneller als die herkömmliche Legalisierung. Dadurch können Dokumente schneller verwendet werden.
• Kostenersparnis:
  Im Vergleich zur herkömmlichen Legalisierung ist die Apostille in der Regel kostengünstiger.
• Vereinfachter Prozess:
  Die Apostille reduziert den bürokratischen Aufwand erheblich, da sie oft nur eine einzige Behörde erfordert.
• Internationale Anerkennung:
  Die Apostille wird von über 120 Ländern anerkannt, was die internationale Verwendung von Dokumenten erheblich erleichtert.

Beglaubigung, Apostille und Legalisierung: Ein Leitfaden

In dem Text habe ich die wichtigen Schritte und Unterschiede zwischen Beglaubigung, Apostille und Legalisierung erläutert. Hier in wenigen Worten die wesentlichen Merkmale.

Ein vereidigter bzw. beeidigter Übersetzer bestätigt mit seinem Stempel und seiner Unterschrift die Echtheit und Richtigkeit der Übersetzung.

Die behördliche Beglaubigung bestätigt die Echtheit einer Unterschrift oder eines Siegels auf einem Dokument.

Eine Apostille hingegen ist eine vereinfachte Form der Legalisierung, die die internationale Anerkennung von Urkunden erleichtert. Sie ist für Länder relevant, die dem Haager Übereinkommen von 1961 beigetreten sind.

Die Legalisierung ist der traditionelle Prozess, der bei Ländern ohne Apostille-Abkommen angewendet wird.

Der Beitrag Beglaubigung, Apostille, Legalisierung – wo liegt der Unterschied erschien zuerst auf Justyna Rose – Beeidigte Übersetzerin Polnisch–Deutsch | Neubrandenburg.